Stadt Buchholz in der Nordheide

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Vorlage - DS 01-06/0729

Betreff: Geschäftsverteilung des Verwaltungsvorstandes und Weiterentwicklung der Verwaltungsstruktur
Status:öffentlich  
Beratungsfolge:
Lenkungsgruppe für die Verwaltungsreform Vorberatung
Verwaltungsausschuss Vorberatung
01.07.2004    33. Sitzung des Verwaltungsausschusses zurückgestellt   
16.09.2004    35. nichtöffentliche Sitzung des Verwaltungsausschusses    
Rat der Stadt Buchholz i.d.N. Entscheidung
06.07.2004 
24. öffentlichen Sitzung des Rates der Stadt Buchholz i.d.N.    
21.09.2004 
25. öffentliche Sitzung des Rates der Stadt Buchholz i.d.N. zurückgezogen   
Ausschuss für Finanzen, Inneres, Feuerwehr, Bauen und Ordnung Vorberatung
06.09.2004 
25. Sitzung des Ausschusses für Finanzen, Inneres, Feuerwehr, Bauen und Ordnung am (offen)   

Beschlussvorschlag:

Beschlussvorschlag:

 

Der Rat der Stadt Buchholz i.d.N. möge beschließen:

 

1.    Der Rat stimmt der unter Ziffer 2 der nachfolgenden Begründung dargestellten Geschäftsverteilung innerhalb des Verwaltungsvorstandes (Bürgermeister, Dezernenten) und der kollegialen Gesamtverantwortung mit Wirkung vom 01.09.2004 zu.

 

2.    Der Rat nimmt Kenntnis von der weiteren, unterhalb der Ebene des Verwaltungsvorstandes in der Anlage 5 dargestellten Verwaltungsgliederung.

 

Begründung:

Begründung:

 

1. Allgemeines

 

Anfang Dezember 2002 wurde eine umfangreiche Mitarbeiterbefragung zu den Erfahrungen mit dem Verlauf und den bisherigen Ergebnissen der Verwaltungsreform durchgeführt. Die Ergebnisse sind als Anlage 1 beigefügt und machten deutlich, dass eine kritische Reflexion des bisherigen Verwaltungsreformprozesses notwendig war. Die Beteiligung an der Umfrage lag bei ca. 42 % (129 Rückantworten) und ist ein gutes Rücklaufergebnis. In der Umfrage hatten u.a. ca. 72 % angegeben, dass die Verwaltungsreform “erst begonnen hat” bzw. “dass die Verwaltungsreform einen neuen Antrieb braucht”. Ca. 90 % der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter antworteten auf die Frage “Wie beurteilen Sie die Verwaltungsreform” mit “Läuft schlecht” bzw. “Läuft eher schlecht”. Im Hinblick auf die Verwaltungsorganisation wurde die Frage gestellt “Sind Sie mit der Funktion des Produktverantwortlichen einverstanden?”. Hierauf antworteten ca. 65 % mit “Nein” bzw. “Eher nein”.

 

Da die Mitarbeiterbefragung somit nicht unerhebliche Defizite der neuen Verwaltungsstruktur aufgezeigt hatte, wurden die umfangreichen Ergebnisse konsequenterweise zur Erarbeitung von Handlungsmöglichkeiten auf dem Führungskräfteseminar am 12. und 13. Dezember 2002 ausführlich diskutiert. Ein wesentliches Ergebnis des Führungskräfteseminars war es, dass die derzeitige Verwaltungsstruktur der Weiterentwicklung und der Optimierung bedurfte. Vor diesem Hintergrund hat die Lenkungsgruppe in ihrer Sitzung am 07.05.2003 die Projektgruppe “Weiterentwicklung der Verwaltungsstruktur” eingesetzt, deren Aufgabe es war, Vorschläge für eine optimierte Verwaltungsstruktur zu erarbeiten (vgl. DS 01-06/0477).

 

Bei der Besetzung der Projektgruppe wurde darauf geachtet, dass alle Hierachieebenen berücksichtigt wurden. Die Projektgruppe setzte sich wie folgt zusammen:

 

Vertreter Dezernatsebene:                                                       Herr Hübner-Dahrendorf

Vertreter Fachbereichsleiterebene:                                          Herr Kaufhold, Herr Karstens

Vertreter Produktverantwortliche mit Team:                          Frau Annighöfer, Herr Krohn

Vertreter Produktverantwortliche ohne Team:              Herr Söller

Vertreter MitarbeiterInnen ohne Produktverantwortung:            Frau Wirnhier

Vertreter Personalrat:                                                                Herr Feit

Gleichstellungsbeauftragte:                                                   Frau Vogelsang

Bürgermeister (beratende Stimme)                                              Herr Stein

Leitung der Projektgruppe:                                                 Herr Fröhling

 

Die Projektgruppe hat in insgesamt 10 Sitzungen aufbauend auf den Ergebnissen und offenen Fragen zum Thema “Weiterentwicklung der Leitungsstruktur” aus dem Führungskräfteseminar in Achim (Anlage 2) die Mängel und Defizite sowie die positiven Elemente der bisherigen Verwaltungsgliederung diskutiert und herausgearbeitet. Aufbauend auf diesen Erkenntnissen wurde Schritt für Schritt die Konzeption für eine weiterentwickelte Verwaltungsstruktur aus den Aufgaben/Produkten heraus von unten nach oben entwickelt.

 

Ein wesentlicher Eckpunkt für die neue Verwaltungsstruktur war dabei, dass die Zahl der Hierarchieebenen nicht zu nehmen sollte, es also bei drei Ebenen bleiben sollte. Ein weiterer Eckpunkt war die Vorgabe des Bürgermeisters, dass der Verwaltungsvorstand langfristig nur noch aus dem Bürgermeister und dem Allgemeinen Vertreter bestehen sollte. Weiterhin wurde es in der Projektgruppe als sinnvoll erachtet, eine Leitungsebene im operativen Bereich, auch aufgrund der nicht optimalen Erfahrungen mit der gewählten Organisationsform der ausschließlichen Produktverantwortlichkeit, einzurichten. Dieses bedingte letztendlich dann auch von der Systematik her, wenn auch auf längerfristige Sicht, quasi eine “Verschmelzung” der bisherigen Dezernats- und Fachbereichsleiterebene zu einer Ebene (diese Ebene wurde in der Projektgruppe zunächst “Bereiche” genannt um eine Verwechslung mit dem bisherigen Begriff des “Fachbereiches” zu vermeiden). Die grobe Verwaltungsstruktur sollte mithin die drei Ebenen “Verwaltungsvorstand”, “Bereiche” und “Leistungszentren” (auch dieser Begriff des “Leistungszentrums” diente der Projektgruppe zunächst nur als Arbeitstitel) enthalten. Die endgültigen und nunmehr auch in den Verwaltungsgliederungsplänen verwendeten Begriffe für diese drei Hierarchieebenen sind wie folgt gewählt und festgelegt worden: Verwaltungsvorstand - Fachbereiche - Fachdienste.

 

Die Ergebnisse der Projektgruppe, die diese, entsprechend dem Lenkungsgruppenbeschluss, dem Bürgermeister zugeleitet hat, wurden dann an die Verwaltungsführung weitergeleitet. Der Abschlussbericht der Projektgruppe ist als Anlage 3 beigefügt. Wie aus dem Abschlussbericht ersichtlich (vgl. Ziffer 3, 1. Absatz), ist die Entscheidung über die Organisationsform der Verwaltungsführung selbst und die personellen Entscheidungen zu den Besetzungen der Fachbereichsleiterstellen dabei zuständigkeitshalber an die Verwaltungsführung weitergeleitet worden. Die notwendigen Entscheidungen und Abstimmungen innerhalb der Verwaltungsführung sind mittlerweile erfolgt und mit der Mehrheit der Verwaltungsführung beschlossen worden.

 

Im Ergebnis (Anlage 4), welches nur mittelfristig umzusetzen ist, soll der Verwaltungsvorstand nur noch aus dem Bürgermeister und dem Allgemeinen Vertreter bestehen. Dies bedeutet, dass dann zwei Dezernentenstellen entfallen. Die bisherigen sechs Fachbereiche und ein Stabsbereich werden zukünftig auf fünf Fachbereiche und einen Stabsbereich reduziert. Organisatorisch oberhalb der Fachbereiche befindet sich der Verwaltungsvorstand, unterhalb der Fachbereiche befinden sich die Fachdienste. Die Fachbereiche und die Fachdienste werden jeweils durch eine klassische Leitung, also einer Leitung mit Dienst- und Fachaufsicht, geführt werden. Die sich so ergebene Verwaltungsgliederung kann im Detail dem anliegenden Verwaltungsgliederungsplan (Anlage 4) entnommen werden.

 

Wie auch dem Abschlussbericht der Projektgruppe (Seite 3, letzter Absatz) entnommen werden kann, sind im Detail der vorgesehenen Zuordnung von Aufgaben/Produkten zu den Fachbereichen und Fachdiensten auch zu einem späteren Zeitpunkt noch Änderungen möglich.

 

Hinweis:

Ergänzend und unabhängig von den vorgesehenen Verwaltungsstrukturen soll es in der Zukunft bei bestimmten übergeordneten oder größeren Aufgaben im Einzelfall eine Projektorganisation geben, die insofern unabhängig von den grundsätzlich geltenden Verwaltungsstrukturen gelten soll.

 

In Vorbereitung auf die o.a. Zielstruktur soll kurzfristig, also ab 01.09.2004 die Verwaltungsgliederung, wie sie der Anlage 5 entnommen werden kann, umgesetzt werden. Während dieser Zeit soll der Verwaltungsvorstand, unter Berücksichtigung der rechtlichen Möglichkeiten, als Kollegialorgan agieren.

 

2. Verwaltungsvorstand und Geschäftsbereiche

 

Die grundsätzliche Entscheidung über die Geschäftsverteilung des Verwaltungsvorstandes wurde bereits mit der DS 770/96-2001 vom 03.11.1999 sowie der ergänzenden Info-DS 770/96-2001.1 vom 18.11.1999 getroffen. Diese wurden durch die DS 227/01-2006 vom 06.06.2002 ergänzt. Des Weiteren wurde die Aufgabenaufteilung im Bereich des Standortmarketing, hierüber wurde in der letzten Ratssitzung am 18.05.2004 entsprechend berichtet, geringfügig konkretisiert.

 

Diese sich so ergebene Geschäftsverteilung, die also bereits in den vorgenannten Drucksachen so vorgeschlagen und beschlossen wurde, bleibt vom Grundsatz her unverändert. Insbesondere die Ausführungen zu den grundsätzlichen Aufgaben des Verwaltungsvorstandes, wie sie bereits unter Ziffer 1.1 der DS 770/96-2001 beschrieben sind, sollen weiterhin bestand haben. Hier heißt es unter Ziffer 1.1: “Die Verwaltungsführung (jetzt Verwaltungsvorstand) trägt die Verantwortung gegenüber dem Rat für die Gesamtsteuerung der Verwaltung. Sie ist die Schnittstelle zwischen dem Rat und seinen Ausschüssen auf der einen Seite und der Mitarbeiterschaft auf der anderen Seite. Die Verwaltungsführung ist verantwortlich für die Umsetzung der Beschlüsse. Sie vermittelt dem Rat und den Ausschüssen Initiativen der Verwaltung.”.

 

Mithin soll der Grundgedanke der kollegial organisierten Führung des Verwaltungsvorstandes, der bereits in den v.g. Drucksache angedacht und teilweise eingeführt wurde, nunmehr umgesetzt und in der Weise weitergeführt werden, dass eine Linienverantwortung nur noch zwischen dem Verwaltungsvorstand als Ganzes und den jeweiligen Fachbereichen besteht. Innerhalb des Verwaltungsvorstandes werden Geschäftsbereiche gebildet. Insofern wird der Verwaltungsvorstand im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten als Kollegialorgan agieren. Eine Linienverantwortung zwischen einzelnen Fachbereichen und einzelnen Vorstandsmitgliedern wird es nicht mehr geben.

 

Die Geschäftsbereiche wurden in Anlehnung an die bisher innerhalb der Verwaltungsführung geltenden Aufteilungen gebildet. Die Geschäftsbereiche werden mithin zukünftig wie folgt zugeordnet:

 

Bürgermeister (BGM):                        Verwaltungsreform

                        Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

                        Städtische Beteiligungen

                        Recht

                        Berichtswesen/Controlling

 

Erster Stadtrat (Dez. II):                        Bildung und Freizeit

                        Soziales

                        Ordnung

                        Förderung der Wirtschaftsstruktur/Stadtmarketing

 

Stadtkämmerer (Dez. I):                        Finanzen

                        Personal

                        EDV

                        Liegenschaften

                        Ansiedlung und Betreuung der Gewerbebetriebe

 

Baudirektor (Dez. III):                        Stadtentwicklung

                        Umwelt

                        Bau

 

Soweit bei bestimmten Aufgaben mehrere Geschäftsbereiche betroffen sind, legt der Verwaltungsvorstand die federführende Zuständigkeit fest. Der Bürgermeister nimmt die Auffangzuständigkeit wahr.

 

Die rechtliche Stellung des Bürgermeisters und der Dezernenten bleibt unberührt.

Finanzielle Auswirkungen:

Finanzielle Auswirkungen:

 

Zukünftige Einsparungen durch nicht mehr erforderliche Nachbesetzung einer Fachbereichsleiterstelle in Höhe von jährlich ca. 70.000,00 €.

Anlagen:

Anlagen:

· Auswertung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter - Befragung (Anlage 1)

· Auszüge aus dem Protokoll des Führungskräfteseminars in Achim (Anlage 2)

· Abschlussbericht Projektgruppe “Weiterentwicklung der Verwaltungsstruktur” (Anlage 3)

· Langfristig geplanter Verwaltungsgliederungsplan (Anlage 4)

· Verwaltungsgliederungsplan ab 01.09.2004 (Anlage 5)

Stammbaum:
DS 01-06/0729   Geschäftsverteilung des Verwaltungsvorstandes und Weiterentwicklung der Verwaltungsstruktur   Stabsbereich   Entscheidung
DS 01-06/0729.001   Geschäftsverteilung des Verwaltungsvorstandes und Weiterentwicklung der Verwaltungsstruktur   Stabsbereich   Entscheidung


 

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